本章將通過介紹一份簡(jiǎn)單得通知文檔得制作過程，來講解WPS文字得基本操作技巧。

壹

設(shè)置字體格式

對(duì)文檔中得字符設(shè)置合適得格式，專業(yè)讓文檔層次更清晰，頁(yè)面布局更美觀。字體格式主要從字體、字號(hào)、字形、顏色@幾個(gè)方面進(jìn)行設(shè)置。通過【開始】選項(xiàng)卡中得【字體】命令組能完成大部分得字體格式設(shè)置。

1　設(shè)置文檔正文字體格式

如果要在文檔中將正文得中文字體設(shè)置為仿宋 _GB2312、西文字體設(shè)置為Times New Roman，字號(hào)為三號(hào)，專業(yè)先選中除文檔標(biāo)題以外得所有段落文字，然后在打開得【浮動(dòng)工具欄】專業(yè)直接設(shè)置字體格式，如圖 1-23

所示。也專業(yè)在【開始】選項(xiàng)卡下設(shè)置字體格式。

使用合適得字體格式專業(yè)讓文檔層次更加清晰，便于閱讀。比如圖 1-23 中正文使用仿宋_GB2312 三號(hào)字，標(biāo)題使用黑體三號(hào)字。

圖 1-23　通過浮動(dòng)工具欄設(shè)置字體格式

2　設(shè)置默認(rèn)字體格式

猥瑣避免每次新建文檔都要重新設(shè)置字體格式，專業(yè)將常用得字體格式設(shè)置為默認(rèn)格式。比如，要將默認(rèn)字號(hào)設(shè)置為三號(hào)，中文字體設(shè)置為仿宋_GB2312，西文字體設(shè)置為Times New Roman，設(shè)置方法如下。

在【開始】選項(xiàng)卡單擊【字體】對(duì)話框啟動(dòng)按鈕，打開【字體】對(duì)話框。切換到【字體】選項(xiàng)卡下，將中文字體設(shè)置為仿宋_GB2312，西文字體設(shè)置為Times New Roman，字形為常規(guī)，字號(hào)為三號(hào)。然后單擊【默認(rèn)】按鈕，在打開得提示對(duì)話框中單擊【確定】按鈕，再次單擊【確定】按鈕退出【字體】對(duì)話框即可。如圖 1-24 所示。

圖1-24　設(shè)置默認(rèn)字體格式

3　調(diào)整英文字符得大小寫

如果要調(diào)整中英文混排或純英文文檔中得英文字符大小寫，專業(yè)使用【更改大小寫】工具進(jìn)行批量調(diào)整。

選中要調(diào)整大小寫得文本，然后在【開始】選項(xiàng)卡中單擊【拼音指南】下拉按鈕，選擇【更改大小寫】命令后，會(huì)打開【更改大小寫】對(duì)話框，選擇需要得調(diào)整形式后，單擊【確定】按鈕即可，如圖 1-25所示。

圖 1-25　調(diào)整英文字符得大小寫

4　安裝新字體

在【開始】選項(xiàng)卡中單擊【字體】框下拉按鈕，在下拉列表中專業(yè)看到當(dāng)前專業(yè)使用得所有字體。該列表分為最近使用字體、主題字體和所有字體三個(gè)部分。如果在這個(gè)字體列表中沒有想要使用得字體，則需要用戶在操作系統(tǒng)中先安裝要使用得字體。

以Windows 10 操作系統(tǒng)為例，系統(tǒng)默認(rèn)得字體安裝目錄是“C:\Windows\Fonts”。專業(yè)將準(zhǔn)備好得新字體文件直接復(fù)制到Fonts文件夾中，也專業(yè)直接右擊新字體文件，在彈出得快捷菜單中選擇【安裝】命令，如圖 1-26 所示。

圖 1-26　安裝新字體

如果文檔最終用于商業(yè)用途，安裝使用得字體務(wù)必取的授權(quán)。

5　將字體嵌入文檔中

如果在文檔中使用了比較個(gè)性化得字體，該文檔在其他計(jì)算機(jī)中打開時(shí)，專家會(huì)無法正常顯示。猥瑣保證文檔正常顯示，專業(yè)將文檔中用到得字體嵌入文檔中。依次單擊【文件】→【選項(xiàng)】命令，在打開得【選項(xiàng)】對(duì)話框中切換到【常規(guī)與保存】選項(xiàng)，然后選中【將字體嵌入文件】【僅嵌入文檔中所用得字符（適于減小文件大小）】和【不嵌入常用系統(tǒng)字體】三個(gè)復(fù)選框，如圖 1-27 所示。單擊【確定】按鈕，退出該對(duì)話框后保存文檔即可。

圖 1-27　將字體嵌入文檔中

設(shè)置段落格式

段落是WPS文字排版得基礎(chǔ)單位，段落格式影響得范圍是整個(gè)段落。因此，通過【段落】對(duì)話框?qū)Χ温溥M(jìn)行格式設(shè)置時(shí)，不必選中整個(gè)段落，只需要將光標(biāo)定位到該段落中得任意位置即可。如果要對(duì)多個(gè)段落同時(shí)設(shè)置格式，則需要將這些段落同時(shí)選中。

1　將文檔標(biāo)題段落設(shè)置為居中對(duì)齊

在 WPS文字中，段落得默認(rèn)對(duì)齊方式為兩端對(duì)齊，要將文檔中得標(biāo)題設(shè)置為居中對(duì)齊，專業(yè)將光標(biāo)定位在標(biāo)題段落中任意位置，然后在【開始】選項(xiàng)卡單擊【居中對(duì)齊】按鈕或按<Ctrl+E>組合鍵，如圖 1-28 所示。

圖 1-28　將文檔標(biāo)題段落設(shè)置為居中對(duì)齊

2　段落得 5 種對(duì)齊方式

段落專業(yè)在水平方向設(shè)置對(duì)齊方式，不同得對(duì)齊方式?jīng)Q定了段落邊緣得外觀與方向。在【開始】選項(xiàng)卡下，有 5 種水平對(duì)齊方式設(shè)置按鈕，從左至右分別是左對(duì)齊、居中對(duì)齊、右對(duì)齊、兩端對(duì)齊和分散對(duì)齊，其中兩端對(duì)齊是段落默認(rèn)得對(duì)齊方式。另外，單擊【段落】對(duì)話框啟動(dòng)按鈕會(huì)打開【段落】對(duì)話框，在其中也專業(yè)設(shè)置段落得對(duì)齊方式，如圖 1-29 所示。

圖 1-29　段落得五種對(duì)齊方式

圖 1-30　通過【段落】對(duì)話框設(shè)置對(duì)齊方式

WPS文字還提供了對(duì)應(yīng)得快捷鍵，方便用戶對(duì)段落快速設(shè)置對(duì)齊方式，如表 1-1 所示。

表 1-1 WPS文字得對(duì)齊快捷鍵

3　為正文段落設(shè)置首行縮進(jìn) 2 字符

要為所有正文段落設(shè)置首行縮進(jìn) 2 字符，專業(yè)選中所有正文段落后，在【開始】選項(xiàng)卡單擊【段落】對(duì)話框啟動(dòng)按鈕，打開【段落】對(duì)話框，切換到【縮進(jìn)和間距】選項(xiàng)卡，單擊【特殊格式】下拉按鈕，在下拉菜單中選擇【首行縮進(jìn)】（默認(rèn)為 2 字符）后，單擊【確定】按鈕即可，如圖 1-31 所示。

圖 1-31　為正文段落設(shè)置首行縮進(jìn)

4　段落得 4 種縮進(jìn)方式

除首行縮進(jìn)外，段落還有懸掛縮進(jìn)、文本之前縮進(jìn)和文本之后縮進(jìn) 3 種縮進(jìn)方式，效果對(duì)比如表 1-2 所示。

表 1-2　段落縮進(jìn)效果對(duì)比

? 首行縮進(jìn)：指段落中得第壹行從左向右縮進(jìn)一定得距離，除首行外其他行都保持不變。中文文檔中得段落一般設(shè)置首行縮進(jìn) 2 字符

? 懸掛縮進(jìn)：指段落中除第壹行外其他得行均從左向右縮進(jìn)一定得距離，首行保持不變。懸掛縮進(jìn)常用于使用了項(xiàng)目符號(hào)或敬請(qǐng)關(guān)注號(hào)列表得段落中

? 文本之前縮進(jìn)：指整個(gè)段落得左端從頁(yè)面左側(cè)向右側(cè)縮進(jìn)一定得距離

? 文本之后縮進(jìn)：指整個(gè)段落得右端從頁(yè)面右側(cè)向左側(cè)縮進(jìn)一定得距離

要改變段落縮進(jìn)得度量單位，專業(yè)在【段落】對(duì)話框中單擊度量值文本框右側(cè)得單位下拉按鈕，選擇指定得度量單位，如圖 1-32 所示。

另外，如果對(duì)文本得縮進(jìn)量沒有精確得要求，還專業(yè)通過拖動(dòng)水平標(biāo)尺上得【縮進(jìn)】滑塊來調(diào)整段落縮進(jìn)。若WPS文字未顯示標(biāo)尺，專業(yè)在【視圖】選項(xiàng)卡中選中【標(biāo)尺】復(fù)選框，如圖 1-33所示。

圖 1-32　調(diào)整段落縮進(jìn)得度量單位

圖 1-33　顯示【標(biāo)尺】

在水平標(biāo)尺中有 4 個(gè)縮進(jìn)滑塊，分別對(duì)應(yīng)段落得 4 種縮進(jìn)方式，如圖 1-34 所示：①首行縮進(jìn)，②懸掛縮進(jìn)，③左縮進(jìn)，④右縮進(jìn)。要為某一段落設(shè)置縮進(jìn)，專業(yè)將光標(biāo)定位到該段落中，然后直接用鼠標(biāo)拖動(dòng)水平標(biāo)尺上得縮進(jìn)滑塊調(diào)整縮進(jìn)位置即可。

圖 1-34　水平標(biāo)尺中得縮進(jìn)滑塊

5　段落得行距與段間距控制

行距是段落中行與行之間得距離，WPS文字默認(rèn)得段落行距為單倍行距，其高度是由字號(hào)大小決定得，字號(hào)不同行距也不同。常用得倍數(shù)行距有 1.5 倍行距、2 倍行距和多倍行距。

要將文檔得正文段落行距設(shè)置為 1.5 倍行距，操作步驟如下。首先選中所有正文段落，然后在【開始】選項(xiàng)卡得【段落】命令組中，單擊【行距】下拉箭頭，在下拉列表中選擇 1.5 倍行距即可，如圖 1-35 所示。

圖 1-35　為正文段落設(shè)置 1.5 倍行距

如果要更加精確地設(shè)置行距，比如要指定段落得行距為固定值 22 磅，專業(yè)選中要設(shè)置得段落后，在【開始】選項(xiàng)卡中單擊【段落】對(duì)話框啟動(dòng)按鈕，打開【段落】對(duì)話框，在【縮進(jìn)和間距】選項(xiàng)卡下得【行距】下拉列表中選擇【固定值】，然后在【設(shè)置值】文本框中輸入“22”，單擊【確定】按鈕即可，如圖 1-36 所示。

除了設(shè)置段落內(nèi)得行距外，還專業(yè)通過設(shè)置【段前】與【段后】間距控制段落之間得距離，讓文檔得段落層次更加清晰。圖 1-37 展示了將標(biāo)題段落得段前距設(shè)置為 1 行、段后距為 0 行后得段落布局效果。

圖 1-36　將段落行距設(shè)置為固定值

圖 1-37　段落得段間距控制

6　便捷得段落布局功能

當(dāng)光標(biāo)位于某個(gè)段落內(nèi)時(shí)，在段落得左側(cè)會(huì)出現(xiàn)【段落布局】按鈕。如果沒有顯示該按鈕，專業(yè)在【開始】選項(xiàng)卡中單擊【顯示/隱藏敬請(qǐng)關(guān)注輯標(biāo)記】下拉按鈕，在彈出得菜單中選擇【顯示/隱藏段落布局按鈕】命令，如圖 1-38 所示。單擊該按鈕可激活WPS文字得段落布局功能，專業(yè)通過鼠標(biāo)拖動(dòng)操作來直接設(shè)置段落得縮進(jìn)和行距，并且圖片多段落同時(shí)操作，讓段落布局更加便捷。

圖 1-38　顯示【段落布局】按鈕

在【段落布局】模式下，段落四周會(huì)出現(xiàn) 7 個(gè)小圖標(biāo)，如圖 1-39 所示，圖標(biāo)①~⑥分別為：①首行縮進(jìn)；②懸掛縮進(jìn)；③左縮進(jìn)；④段后間距；⑤右縮進(jìn)；⑥段前間距。在圖標(biāo)上單擊并按住鼠標(biāo)左鍵不放可看到文字提示，直接拖動(dòng)即可調(diào)整對(duì)應(yīng)得格式。單擊圖標(biāo)⑦可退出【段落布局】模式。

圖 1-39　便捷得段落布局功能

在頁(yè)面空白處直接雙擊或按鍵也專業(yè)退出【段落布局】模式。

7　段落得分頁(yè)控制

在文檔排版過程中，專家會(huì)出現(xiàn)某一個(gè)標(biāo)題處在上一頁(yè)得最后一行，而該標(biāo)題下得正文段落則處在下一頁(yè)中，影響閱讀體驗(yàn)，如圖 1-40 所示。

猥瑣保證標(biāo)題段落和其所屬得正文段落在同一頁(yè)，專業(yè)為標(biāo)題段落設(shè)置【與下段同頁(yè)】，設(shè)置方法：將光標(biāo)定位到標(biāo)題段落中，打開【段落】對(duì)話框，切換到【換行和分頁(yè)】選項(xiàng)卡，選中【分頁(yè)】選項(xiàng)中得【與下段同頁(yè)】復(fù)選框，單擊【確定】按鈕即可，如圖 1-41 所示。

　圖 1-40　標(biāo)題與所屬正文段落未在同一頁(yè)中

　圖 1-41　設(shè)置標(biāo)題與正文同頁(yè)

除此之外，如果不想讓段落得第壹行出現(xiàn)在頁(yè)尾，或是最后一行出現(xiàn)在頁(yè)首，www.是只有幾個(gè)字符得情況，專業(yè)選中【孤行控制】復(fù)選框。如果不想讓文檔中得段落在頁(yè)面中分頁(yè)顯示，每一段都完整顯示在某一頁(yè)中，專業(yè)選中【段中不分頁(yè)】復(fù)選框，WPS文字會(huì)根據(jù)分頁(yè)選項(xiàng)自動(dòng)調(diào)整段落。

使用前面章節(jié)所講得知識(shí)點(diǎn)，就專業(yè)完成一份簡(jiǎn)單得通知文檔排版了，排版效果如圖1-42所示。

圖 1-42　通知文檔排版效果